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Outsourcing contable: qué incluye y cuándo contratarlo
Por Laura Vanessa Barbosa Suan, Contadora Pública
El outsourcing contable, o contabilidad tercerizada, consiste en contratar a una contadora pública o a una firma externa para que lleve la contabilidad, los impuestos y los reportes de tu empresa, sin vincular a un contador de planta. Le conviene a las pymes que necesitan información confiable cada mes y cumplir con la DIAN sin asumir una nómina adicional.
Muchas empresas crecen más rápido que su orden contable. Llega un momento en que el socio que «llevaba las cuentas» ya no alcanza, y contratar a un contador de tiempo completo todavía no se justifica. Para ese momento existe la contabilidad tercerizada.
Qué es la contabilidad tercerizada
Es un servicio profesional en el que un contador externo asume la gestión contable y tributaria de tu negocio con entregables y fechas acordadas.
No es opcional tener contabilidad. El artículo 19 del Código de Comercio obliga a todos los comerciantes a llevar contabilidad regular de sus negocios. Además, el Decreto 2420 de 2015 define qué marco contable aplica cada empresa, sea NIIF plenas o NIIF para pymes, según su tamaño y tipo. El outsourcing contable es una manera de cumplir esa obligación con apoyo experto.
Qué incluye un servicio de outsourcing contable
El alcance varía según el proveedor. Un servicio completo suele incluir:
- Contabilidad mensual: registro de ingresos y gastos, conciliaciones bancarias y libros oficiales.
- Estados financieros bajo el marco NIIF que le corresponda a tu empresa, con sus notas.
- Impuestos: declaraciones de renta, IVA, ICA y retención en la fuente, más los reportes de medios magnéticos.
- Nómina electrónica y seguridad social: liquidación de nómina, aportes y prestaciones sociales.
- Informes de gestión: indicadores de rentabilidad, liquidez y endeudamiento explicados en una reunión.
Este último punto es el que más diferencia a un buen servicio. Tener los números al día sirve de poco si nadie te explica qué significan.
Contador externo o contador de planta
| Aspecto | Contabilidad tercerizada | Contador de planta |
|---|---|---|
| Vínculo | Contrato de servicios | Contrato laboral |
| Costo | Tarifa mensual según alcance | Salario más prestaciones y aportes |
| Continuidad | No depende de incapacidades ni vacaciones de una persona | Se afecta si el contador se ausenta |
| Experiencia | Conoce casos de varios sectores | Conoce a fondo tu empresa |
| Ideal para | Emprendimientos y pymes | Empresas con alto volumen de operaciones |
No hay una opción mejor para todos. Una empresa pequeña rara vez justifica un contador de tiempo completo, y una grande puede necesitar ambos: un equipo interno y apoyo externo en temas tributarios.
Señales de que tu empresa lo necesita
- Tu empresa creció rápido y la contabilidad quedó atrás.
- Tienes temas pendientes con la DIAN o con la UGPP.
- Recibes tus estados financieros, pero no los entiendes.
- Tuviste una mala experiencia con un contador anterior.
- Te enteras de los vencimientos el último día.
Si marcaste dos o más, vale la pena hacer un diagnóstico.
Cómo elegir un servicio de outsourcing contable
- Verifica que sea contador público inscrito. Según el artículo 1 de la Ley 43 de 1990, es contador público quien está inscrito ante la Junta Central de Contadores. Cualquier persona puede pedir en la página de la Junta el certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios, que tiene una validez de tres meses.
- Pide el alcance por escrito. La propuesta debe decir qué incluye, qué no, qué entregables recibes y en qué fechas.
- Pregunta por el calendario tributario. Un buen proveedor trabaja con un calendario compartido y te avisa de los riesgos con anticipación.
- Acuerda los canales de comunicación. Define tiempos de respuesta, reuniones y por dónde se atienden las urgencias.
Cómo trabajo con las empresas
Acompaño a pymes y empresas consolidadas de todo el país de forma virtual, con planes mensuales según el tamaño y la etapa de cada negocio. Puedes conocer los planes de contabilidad o pedir una cotización sin costo por WhatsApp.
Algunas dudas sobre el outsourcing contable
¿Es legal tercerizar la contabilidad?
Sí. La Junta Central de Contadores registra tanto a contadores públicos como a entidades que prestan servicios contables. Lo importante es que quien firme esté habilitado.
¿Pierdo el control de mi información?
No. La información sigue siendo de tu empresa. Pide acceso a tus reportes y un informe mensual.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de operaciones, del número de empleados y de los impuestos que declares. Por eso lo más honesto es cotizar con tu caso concreto.
¿Sirve para personas naturales?
Sí. Las personas naturales que son comerciantes también están obligadas a llevar contabilidad.
